Destrucción de papel, ventajas de un servicio eficiente

Muchas interrogantes pueden surgir cuando se habla de eliminar documentos, ¿es legal destruir información empresarial?, ¿Qué tan seguro es el procedimiento?, ¿cuáles alternativas son accesibles? Y hasta ¿qué ventajas obtengo de un servicio eficiente?, la destrucción de papel es totalmente legal, de hecho es obligatoria, siempre que se realice de forma oportuna.

Por lo antes expuesto podemos entender dos factores básicos, el primero es que para proceder con la destrucción de información privada y confidencial de la empresa, se requiere de un proveedor de servicios profesionales, y el segundo es que existen dos tipos de documentación, archivos digitales y físicos.

Tipos de documentos

1.- Archivos en formato digital: son todos los documentos que almacenamos de forma virtual, discos duros del ordenador, llaves USB, CDs, correo electrónico, servicios de almacenamiento en la nube y todo tipo de software con capacidad de almacenamiento.

2.- Papeles físicos: hablamos de los documentos tradicionales como facturas, carpetas, libros contables, archivadores, en fin, todo lo que esté impreso.

Ventajas de eliminar la información de forma eficiente

1.- Es irreversible: suena extraño para nombrarlo como ventaja, pero al tomar la decisión de usar el servicio es realmente lo que se busca, que no quede rastro o existencia alguna de datos privados de la empresa que puedan llegar a terceros, protegiendo la identidad, privacidad e intimidad que se tiene por derecho.

2.- Mejora el gestionamiento: parte de las actividades administrativas es el gestionamiento de archivos, de ser eficiente la fase final, se logra mejorar la productividad y se mantiene el orden y la organización estable.

3.- Aporta espacio: con el paso de los años la acumulación de libros y carpetas se convierte en un problema mayor, ocasionando pérdida de tiempo en ordenar y clasificar datos que ya no tienen relevancia para la entidad.

4.- Reducción de riesgo de sanciones: legalmente es un proceso de carácter obligatorio, su desarrollo disminuye el riesgo de sanciones económicas por multas de incumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos

5.- Confianza y seguridad: ser víctimas de un robo de información puede ser peligroso para la imagen de la compañía, o dejarles expuestos sobre alguna situación financiera delicada, para evitar actuaciones maliciosas la efectividad de la destrucción debe ser inminente.